Ondernemer in Business is een initiatief van  
← Terug naar Sprout
Ondernemer in Business > Personeel > Recruitment > Selectieprocedure > Reageren op sollicitatiebrief: uitnodigen en afwijzen

Reageren op sollicitatiebrief: uitnodigen en afwijzen

Hoe reageer je op een sollicitatiebrief? Een overzicht van de soort brieven met tips voor het schrijven van een bevestigingsbrief, een uitnodiging of een afwijzing.

Je hebt flink wat sollicitatiebrieven ontvangen. Deze sollicitanten zitten allemaal te wachten op een bevestigingsbrief. Daarnaast heb je inmiddels een selectie gemaakt van de sollicitatiebrieven. Een paar sollicitanten wil je op gesprek uitnodigen en de rest van de kandidaten afwijzen. Wat zet je in deze brieven? De tips hoe je goed reageert op een sollicitatiebrief.

Bevestigingsbrief

Wanneer je een sollicitatiebrief ontvangt, stuur je als goede werkgever een bevestiging. Niet alleen voelt de sollicitant zich daardoor netjes behandeld, het scheelt je ook een hoop telefoontjes van kandidaten die vragen of je hun brief hebt ontvangen. Zo’n bevestigingsbrief (of mail) hoeft niet veel meer informatie te bevatten dan dat je de sollicitatiebrief in goede orde hebt ontvangen en in behandeling neemt.

Optioneel kun je in deze brief alvast aangeven wanneer de sollicitant ongeveer hoort of hij wel of niet wordt uitgenodigd op gesprek. Ook dat scheelt je veel telefoontjes, zeker als het selectieproces nog enige tijd in beslag neemt. Vermeld in de bevestigingsbrief ook in welke week de eerste ronde sollicitatiegesprekken worden gehouden, als dat al bepaald is. Daarmee geef je de sollicitant de ruimte hier rekening mee te houden bij het plannen van afspraken.

Uitnodigingsbrief

Nadat je alle sollicitatiebrieven en cv’s hebt doorgenomen, kies je welke kandidaten je graag op gesprek laat komen. Deze groep nodig je officieel uit. Wanneer de datum en het tijdstip van het gesprek in overleg met de kandidaat worden bepaald, spreek je dit het makkelijkste via de telefoon af. Ook wanneer je de uitnodiging telefonisch doorneemt, is het handig de belangrijkste gegevens ook per brief of mail te sturen. Wat zet je in deze uitnodigingsbrief of mail? Vanzelfsprekend dat je ze graag uitnodigt voor een eerste kennismaking of sollicitatiegesprek. Verder vermeld je de volgende zaken:

  • De datum en tijd van het gesprek
  • De plaats waar het gesprek plaatsvindt (eventueel met routebeschrijving)
  • De namen en functies met wie de sollicitant een gesprek heeft

Optionele gegevens:

  • Een korte omschrijving van de taken en eisen van functie
  • Informatie over het bedrijf

Afwijzingsbrief

Voor sollicitanten is het nooit leuk om te horen dat ze het niet geworden zijn. Toch worden ze ook dan graag netjes behandeld middels een duidelijke afwijzingsbrief. Die brief voorkomt tevens dat vele sollicitanten naar verloop van tijd gaan bellen om te vragen of ze nog steeds in de run voor de functie zijn. Zet de volgende gegevens in de afwijzingsbrief:

  • Bij voorkeur zo specifiek mogelijke reden waarom de sollicitant niet gekozen is (let wel op de discriminatieregels)
  • Wat er met de sollicitatiebrief gebeurt: vernietigd of aangehouden voor een bepaalde periode. In het laatste geval vermeld je contactgegevens in het geval de kandidaat daar bezwaar tegen heeft.

Reservekandidaten

Heb je één of meerdere sollicitatiebrieven ontvangen waar je wel enthousiast over bent, maar die niet tot de besten behoren; de zogenoemde twijfelgevallen? Strategisch gezien is het slim deze groep nog geen definitieve afwijzing te sturen. Immers, wie weet zit er tussen de eerste selectie genodigden toch niet de kandidaat die bij het bedrijf past. Dan kun je alsnog de twijfelgevallen uitnodigen. Hoe pak je dat aan? Stuur de reservekandidaten een brief waarin je de volgende informatie vermeldt:

  • Dat ze op de reservelijst staan
  • Het verdere verloop van de procedure
  • De termijn waarbinnen ze alsnog een eventuele uitnodiging of definitieve afwijzing kunnen verwachten
  • Contactpersoon voor verdere vragen en informatie

Vergeet niet om de reservekandidaten alsnog een afwijzingsbrief te sturen wanneer je tussen de eerste selectie een goede kandidaat hebt gevonden. Want waarschijnlijk wil je de reservekandidaat wel graag aanhouden mocht er in de nabije toekomst nog een geschikte functie vrijkomen.

Tags: ,

Geen reacties

Reageer