Payroll inzetten

Heb je personeel nodig, maar durf je het nog niet aan om een contract aan te bieden? Of wil je alle administratieve lasten er niet bij hebben? Dan is payroll een optie. Tips en de voor- en nadelen van payrolling.

Payroll lijkt op het inhuren van een uitzendkracht, maar is voordeliger. Het grote verschil is dat je bij payrolling zelf verantwoordelijk bent voor de werving & selectie, terwijl een uitzendbureau op zoek gaat naar kandidaten voor jou. Payroll is dus vooral interessant voor ondernemers die al een geschikte kandidaat op het oog hebben, maar nog niet klaar zijn om de salarisadministratie in eigen beheer te hebben.

• Voordelen payroll
• Nadelen payrolling
• Voorwaarden payrolling
• Kosten payroll
• Overeenkomst / contract bij payroll
• Verschil tussen payroll en salarisverwerking?

Voordelen payroll

Het voordeel van payroll is dat je wel de lusten, maar niet de lasten hebt. Je hoeft geen salarisadministratie of personeelsdossiers op te stellen, maar houdt wel zelf de regie in handen. Je kiest je eigen personeel (bij een uitzendbureau kun je vaak kiezen uit een paar door hen geselecteerde kandidaten), verzorgt de planning, bepaalt de arbeidsvoorwaarden en zorgt voor functionerings- en beoordelingsgesprekken.

Doordat je zelf de werving & selectie doet, mag je de werknemer ook exclusief inhuren. Een payrollbedrijf zal jouw werknemer nooit zomaar voorstellen aan een ander bedrijf. Jij bent de exclusieve inlener. Maar op het moment dat je de werknemer niet meer nodig hebt, kun je het contract met de werknemer wel gewoon opzeggen. Het payrollbedrijf gaat voor hem vervolgens op zoek naar vervangend werk of biedt zijn ontslag aan bij het UWV.

Ander voordeel is dat payrolling goedkoper is dan een uitzendbureau inschakelen. Bovenop het brutoloon van de werknemer, betaal je het payrollbedrijf een extra vergoeding voor de gemaakte onkosten. Dat ligt vele malen lager dan de vergoeding die je aan een uitzendbureau moet betalen.
Wat ook fijn is aan payrolling is het lage risico bij ziekteverzuim. In principe hoef je bij payroll geen loon door te betalen bij ziekte van de werknemer, tenzij je kiest voor een eigen risico. Dan moet je een bepaalde – vooraf afgesproken – periode het loon doorbetalen.

Nadelen payrolling

Het voordeel van payrolling is tevens het nadeel. Als je niet al een specifieke kandidaat op het oog hebt, kan de werving & selectie veel tijd en geld kosten. De vraag is of het geld dat je bespaart met payrolling, niet dubbel en dwars uitgeeft in het vinden en selecteren van nieuwe kandidaten. In dat geval kan een uitzendbureau toch een geschiktere oplossing zijn.
Een ander nadeel is dat jij te allen tijde verantwoordelijk blijft voor de afdracht van de loonbelasting en premies. Gaat het payrollbedrijf dat jij hebt ingehuurd failliet? Dan moet jij al deze kosten afdragen aan de Belastingdienst, ongeacht of je dat al eerder had betaald aan de payrollmaatschappij.

Voorwaarden payrolling

Brutoloon vaststellen: Je bepaalt zelf het bruto uurloon van de werknemer en de secundaire arbeidsvoorwaarden. Natuurlijk moet je wel voldoen aan de wettelijke voorwaarden, zoals het minimumloon. Maar daarbuiten heb je alle vrijheid om naar eigen inzicht en onderhandeling de voorwaarden vast te stellen. Let wel op: hoe hoger het brutoloon, hoe hoger de bijkomende vergoeding die je aan het payrollbedrijf moet afdragen.

Ziekteverzuim: Afhankelijk van de gemaakte afspraken met de payrollmaatschappij, hoef je geen loon door te betalen bij ziekte van de werknemer. Bespreek vooraf duidelijk met het payrollbedrijf wat de extra kosten zijn om dat risico af te dekken en hoeveel het scheelt als je bijvoorbeeld kort ziekteverzuim als bedrijfsrisico opneemt.

Vast contract: In de meeste gevallen is de payroll-cao van toepassing. Die is een stuk ruimer dan de cao voor de reguliere werknemers. Zo hoef je een werknemer via payroll pas na 12 tijdelijke contracten of na een dienstverband van 3,5 jaar een vast contract aan te bieden.

Aansprakelijkheid: Hoewel je geen contract hebt met de ingehuurde payroller, ben jij wel verantwoordelijk voor de naleving van de Arbowet. Zo kan een ingehuurde payroller jou aansprakelijk stellen bij schade als gevolg van een bedrijfsongeval. Controleer dus of je aansprakelijkheidsverzekering ook ingehuurde payrollers dekt.

Kosten payroll

Wat kost payrolling? Dat hangt onder andere af van het payrollbedrijf waar je mee samenwerkt. De payrollers werken met een zogenoemde omrekenfactor. Het bruto uurloon van de werknemer in kwestie vermenigvuldig je met deze factor om tot het totaalbedrag te komen dat je aan het payrollbedrijf moet betalen. Bij de omrekenfactor moet je denken aan een getal tussen de 1,3 en 2. Bij het vaststellen van de hoogte van de omrekenfactor spelen een aantal elementen een rol:

• De keuze van een bepaald payrollbedrijf
• Het aantal uren dat de werknemer die je via payroll inhuurt werkt
• De hoogte van het brutoloon

Overeenkomst / contract bij payroll

Wanneer een werknemer via payroll binnenkomt, is de werknemer op papier in dienst bij het payrollbedrijf. Jij huurt hem slechts exclusief in via dit bureau. Daarom hoef je – net als bij het uitzendbureau – geen contract af te sluiten met de werknemer in kwestie, maar met het bureau.
Wel ben jij degene die de afspraken maakt met de werknemer omtrent de hoogte van het salaris en de secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze regelingen en afspraken speel je vervolgens door naar het payrollbedrijf die een contract opstellen met de werknemer.

Verschil tussen payroll en salarisverwerking?

Payrollbureaus zijn momenteel sterk in opkomst. Maar de term payroll zorgt ook voor verwarring. Zo gebruiken grote salarisverwerkers ook vaak de term ‘payroll’. Let dus bij het uitzoeken van een geschikt payrollbedrijf op dat het geen salarisadministratiekantoor betreft. Want hoewel een salarisadministratie prima alle papieren rompslomp uit handen kan nemen, betekent het wel dat jij de werknemer onder contract hebt, in plaats van het payrollbureau.