Je medewerker vertelt dat hij voorlopig niet meer kan werken. Het klinkt ernstig. Wat nu? Het stappenplan om de procedure van een langdurig zieke werknemer goed af te wikkelen.
Personeel wordt weleens ziek. Kan gebeuren en het hoort nu eenmaal bij het runnen van een bedrijf. Maar leuk is anders. Echt vervelend wordt het echter als een werknemer langdurig ziek wordt of zelfs arbeidsongeschikt raakt. Wat zijn dan de regels, waar moet je op letten en hoe voorkom je dat je meer kosten maakt dan nodig is?
- Licht instanties op tijd in
- Haal de bedrijfsarts erbij
- Leg een re-integratiedossier aan
- Blijf in contact met de zieke werknemer
- Stel een casemanager aan
- Maak een plan van aanpak
- Bied arbeidstherapeutisch werk aan
- Schakel een re-integratiebedrijf in
- Vergeet de herstelmelding niet
- Ziekteperiodes bij elkaar optellen
Licht instanties op tijd in
Wanneer het er naar uitziet dat een werknemer voor langere tijd uit de running is, moet er een hoop geregeld worden. Niet alleen direct, maar ook in de twee jaar die volgen. Immers een arbeidsongeschikte werknemer is de eerste twee jaar jouw verantwoordelijkheid. Pas daarna mag je de zieke werknemer overdragen aan het UWV en hoef jij geen salaris meer te betalen. Let daarom goed op dat je op het juiste moment de juiste instanties inlicht.
Haal de bedrijfsarts erbij
Zodra duidelijk is dat de werknemer langer dan zes weken uit de running is, moet de bedrijfsarts op de hoogte worden gesteld. Heb je geen bedrijfsarts of arbodienst? Dan is het snel zaak daar naar op zoek te gaan. Je bent namelijk verplicht een contract met een bedrijfsarts te hebben als je personeel in dienst hebt. Deze arts stelt onder meer na zes weken ziekte een probleemanalyse op waarin de aard van de beperkingen, de mogelijkheden en de prognose voor hervatting van het werk staan beschreven.
De bedrijfsarts geeft ook aan wanneer de werknemer weer aan het werk kan en wat daarvoor moet gebeuren. Moeten er bijvoorbeeld aanpassingen op de werkplek worden gemaakt of moet je de zieke medewerker in eerste instantie andere of beperkte werkzaamheden toekennen? Dat is allemaal terug te vinden in het verslag en de aanbevelingen van de bedrijfsarts.
Leg een re-integratiedossier aan
De wet Poortwachter legt de verantwoordelijkheid voor ziekteverzuimbegeleiding en re-integratie grotendeels bij de werkgever. Dat betekent dat jij na twee jaar moet kunnen aantonen dat je voldoende moeite hebt gedaan om de werknemer terug in het arbeidsproces te krijgen. Kun je dat niet of onvoldoende aantonen? Dan kan het UWV sancties opleggen waaronder het loon van de zieke werknemer nog een jaar langer doorbetalen. Daarom is het belangrijk om vanaf het begin een re-integratiedossier aan te leggen. Dat kan de casemanager of de bedrijfsarts beheren. In dat dossier komende de verslagen van:
- De werkgever
- De werknemer
- De casemanager
- De bedrijfsarts
- Tussentijdse evaluaties en voortgangsgesprekken
- Correspondentie met de arbodienst
Blijf in contact met de zieke werknemer
Door in contact te blijven met de zieke werknemer, verlaag je de drempel om terug te keren. Blijf interesse tonen en hulp aanbieden waar mogelijk is. Door hier voldoende aandacht en initiatief in te tonen, is de kans groot dat de werknemer eerder en beter re-integreert dan wanneer je afstandelijk en ongeïnteresseerd te werk gaat. Andere reden om goed contact te onderhouden met een zieke is dat het UWV je kan verwijten dat je te weinig inspanningen hebt verricht om een terugkeer op de werkvloer te bevorderen.
Ook wanneer de bedrijfsarts van begin af aan heeft duidelijk gemaakt dat de ziekte van dusdanige aard is dat terugkeer op de werkvloer onwaarschijnlijk is, blijf je verantwoordelijk voor de werknemer. Houd daarom regelmatig contact met de werknemer en informeer of de situatie niet tussendoor in gunstige zin is veranderd. Want vanaf dat moment moet er alsnog een re-integratietraject worden gestart. Toon je deze inzet niet, dan kan het UWV het verzoek voor een WIA-uitkering weigeren en jou verplichten het loon van de medewerker door te betalen.
Stel een casemanager aan
Relevante boeken:
Wanneer duidelijk is dat de werknemer langer dan zes weken ziek is, stel je een casemanager aan. Dat kan iemand intern zijn of iemand van de arbodienst, maar ook de direct leidinggevende of werkgever mag als casemanager optreden. De casemanager wordt in ieder geval de schakel tussen de werknemer, werkgever en arbodienst. In de meeste gevallen volstaat de direct leidinggevende als casemanager. Enkel bij een (dreigend) arbeidsconflict valt het aan te raden om een onafhankelijk persoon aan te stellen voor deze functie.
De casemanager beheert het plan van aanpak dat jij samen met de werknemer in de achtste week van zijn ziekteverzuim opstelt. Hij let erop dat het plan correct wordt uitgevoerd, de deadlines worden behaald en beide partijen zich aan de gemaakte afspraken houden. Wanneer je wilt, kun je er bijvoorbeeld ook voor kiezen dat de casemanager het (wekelijkse) contact onderhoudt met de zieke werknemer. Let wel, jij als werkgever behoudt altijd de eindverantwoordelijkheid. Dus controleer incidenteel of de casemanager zich wel voldoende inzet en beloftes nakomt.
Maak een plan van aanpak
Verwachten alle betrokken partijen dat de zieke werknemer weer (deels) aan het werk kan? Dan moeten er afspraken gemaakt worden hoe dit zo snel en verantwoord mogelijk gerealiseerd kan worden. Die afspraken leg je binnen acht weken na ziekmelding vast in een plan van aanpak. Hierin vermeld je verschillende zaken, afhankelijk van de gemaakte afspraken:
- eventuele aanpassingen op het werk
- trainingen en therapieën die de werknemer kan of moet volgen
- activiteiten voor begeleiding naar een andere werkplek en/of werkgever
Zowel werkgever als werknemer ondertekenen het plan en ontvangen een kopie, evenals de arbodienst. Wanneer de situatie of afspraken tussentijds worden aangepast, moet ook het plan worden herzien.
Let op: Ook als de werknemer langdurig arbeidsongeschikt is of het plan van aanpak op het eerste oog komende maanden niet hoeft worden aangepast, ben je toch verplicht om minimaal één keer in de zes weken het plan – in overleg- te evalueren en te beoordelen of het aangepast moet worden. Doe je dat niet, dan bestaat de kans dat het UWV na twee jaar arbeidsongeschiktheid toch een boete oplegt wegens het tonen van te weinig inspanning om terugkeer naar de werkvloer mogelijk te maken.
Bied arbeidstherapeutisch werk aan
Is de zieke werknemer nog niet klaar om terug te keren naar de oude werkplek, maar kan hij wel vervangend werk doen? Kijk dan naar de mogelijkheden die je hebt binnen het bedrijf. Dit zogenoemde arbeidstherapeutisch werk hoeft geeneens directe meerwaarde voor het bedrijf te bieden, maar moet de werknemer helpen naar een terugkeer op de werkvloer. Het is een onderdeel van het re-integratietraject, dus zowel werknemer als werkgever zijn verplicht hieraan mee te werken. Leg wel schriftelijk vast dat het hier een tijdelijk gecreëerde functie betreft, die enkel tot doel heeft de werknemer naar zijn oorspronkelijke functie te begeleiden. Hiermee voorkom je dat straks blijkt dat de werknemer enkel deze functie kan verwezenlijken en dus ook na de twee jaar ziekte deze functie moet blijven vervullen.
Schakel een re-integratiebedrijf in
Wanneer de werknemer welwillend is, er voldoende mogelijkheden zijn en je samen met de bedrijfsarts een goed plan hebt opgesteld, is de kans groot dat een re-integratie binnen het bedrijf verder zonder externe partijen verloopt. Er zijn echter situaties waarbij jullie niet verder kunnen. Bijvoorbeeld wanneer je geen passende of vervangende arbeid kunt bieden, terwijl je werknemer dat wel nodig heeft om te kunnen re-integreren. In dat soort gevallen schakel je een re-integratiebedrijf in. Zij plaatsen jouw arbeidsongeschikte werknemer (tijdelijk) bij een ander bedrijf waar hij kan re-integreren. Dit ontslaat je niet van de verantwoordelijkheid die je de eerste twee jaar hebt over je zieke werknemer. Jij betaalt dus nog steeds het loon van de werknemer door en houdt in de gaten of de re-integratie volgens plan verloopt. Wel mag je het loon verminderen met de eventuele inkomsten die de werknemer ontvangt als hij extern re-integreert.
Vergeet de herstelmelding niet
Is de werknemer na het re-integratieproject weer beter en volledig aan het werk? Vergeet dan niet om dit te melden aan alle betrokken instanties. Denk hierbij aan het UWV, de arbodienst, bedrijfsarts en verzekeraar.
Ziekteperiodes bij elkaar optellen
Je draagt twee jaar lang (104 weken) de verantwoordelijkheid over de arbeidsongeschikte werknemer. Maar wat als de werknemer tussendoor wel even beter is geweest? Dan begint de teller niet altijd automatisch opnieuw te lopen. Wanneer de werknemer binnen vier weken opnieuw ziek wordt, mag je het verzuim bij elkaar optellen. De periodes waarin de werknemer beter was, tellen niet mee voor het totaal van de 104 weken. Je rekent dus alleen de echte ziektedagen mee om tot de twee jaar arbeidsongeschiktheid te komen. Hetzelfde geldt voor een zwangere werknemer die voor- en na haar zwangerschaps- en bevalverlof ziek is wegens dezelfde (niet zwangerschapsgerelateerde) oorzaak.
Er zijn twee redenen wanneer de teller van de ziekteperiode opnieuw bij nul begint:
- Wanneer een werknemer langer dan vier weken beter is
- Wanneer de werknemer na zijn betermelding een nieuwe functie heeft gekregen.
Dossier 
© 2013 | Ondernemer in Business