Tips voor een goede thuiswerkplek volgens de arboregels

Veel werknemers werken graag een paar uur per week vanuit huis. Waar moet je als ondernemer rekening mee houden als je thuiswerken toestaat? Tips, arboregels en andere wettelijke verplichtingen voor de thuiswerkplek.

Thuiswerken biedt jou en de werknemer voordelen. Even ’s ochtends een paar uurtjes knallen om vervolgens na de file naar kantoor te rijden. Scheelt een hoop tijd en frustratie. En dat lastige dossier doorlezen en aanpassen gaat thuis een stuk makkelijk en sneller doordat je niet continu gestoord en afgeleid wordt door telefoontjes en collega’s die een gezellig praatje komen houden. Maar waar moet je als ondernemer rekening mee houden wanneer je thuiswerken toestaat?

• Arboregels thuiswerkplek
• Thuiswerkplek en privacy
• Benodigdheden voor thuiswerkplek
• Voorwaarden onbelaste thuiswerkplek

Arboregels thuiswerkplek

Wanneer een werknemer minimaal twee uur per week vanuit huis werkt (achter een beeldscherm), ben je als werkgever verplicht om een veilige en arbotechnisch goedgekeurde thuiswerkplek te creëren. Indien je dat niet doet, kun je aansprakelijk worden gehouden voor eventuele letselschade. Het maakt hierbij niet uit of het thuiswerken uit eigen beweging van de werknemer is ontstaan.

Zolang je thuiswerken niet expliciet hebt verboden, moet je zorgen voor een goede thuiswerkplek. De inspectiedienst kan dit komen controleren. In principe gelden voor een thuiswerkplek dezelfde regels als de werkplek op kantoor. Je moet zorgen voor:

• een risico-inventarisatie van de thuiswerkplek
• een ergonomische werkplek
• de juiste (kunst)verlichting en een goede beeldschermwerkplek

Thuiswerkplek en privacy

Om aan de arbowet te voldoen, moet een werkplek aan een aantal regels voldoen. Het vervelende is echter dat je tegelijkertijd te maken hebt met de privacywetgeving. Je kunt immers niet zomaar de thuiswerkplek van een werknemer controleren, omdat het in zijn eigen woning zit. Een tip is om een goede checklist op te stellen waarbij je aan de hand van de antwoorden kunt beoordelen of de thuiswerkplek aan de arbowetgeving voldoet. Vraag of de medewerker ook een foto maakt van zijn werkplek thuis. Zodoende heb je de situatie zwart op wit en kun je treffende maatregelen nemen als nog niet alles in orde is. Wil je toch een huisbezoek doen, dan mag dat alleen mits het van tevoren is aangekondigd en je toestemming van de betreffende werknemer hebt gekregen.

Benodigdheden voor thuiswerkplek

Natuurlijk hangt een en ander af van de werkzaamheden die jij of je werknemers vanuit huis verrichten. Maar in basis heb je de volgende dingen nodig voor een goede, effectieve en arboverantwoorde thuiswerkplek:

• voldoende licht: lampen, daglicht en luxaflex
• juist afgesteld bureau
• instelbare stoel
• computer of laptop met internet
• Ergonomisch toetsenbord en muis
• (mobiele) telefoon
• externe toegang tot documenten en de mailserver
• printer
• opbergkast
• verlengsnoeren

Voorwaarden onbelaste thuiswerkplek

Om te voorkomen dat de belastingdienst de bijdrage voor een goede thuiswerkplek niet als verkapt loon ziet, moet je aan de volgende voorwaarden voldoen (alleen dan is de bijdrage onbelast):

• De bijdrage van de werkgever is enkel besteed aan voorzieningen om de werkplek volgens de arbovoorschriften in te richten
• Het maximumbedrag van 1815 euro per vijf jaar voor de thuiswerkplek is niet overschreden
• Er is een contract opgesteld en getekend (door werkgever en werknemer) waarop het thuisadres vermeld staat, en de dagen waarop thuis wordt gewerkt
• De werknemer werkt minimaal één volledige werkdag vanuit huis (let op: arboregels gelden al vanaf 2 uur per week)

Let op: bovenstaande voorwaarden is als je werkt volgens de oude regelingen van bijzondere vormen van loon (waar u tot en met 2013 gebruik van kunt maken). Hanteer jij de werkkostenregeling voor je personeel? Dan valt de inrichting van de thuiswerkplek onder die nieuwe regeling.

Meer lezen over een thuiswerkplek creëren?

• Tips voor een (goedkope) arboproof thuiswerkplek bij MT.nl
• Let ook op dat de ict-omgeving van de thuiswerkplek veilig is
• Meer tips voor een goede thuiswerkplek bij Arbocatalogus Architecten