Ondernemer in Business is een initiatief van  
← Terug naar Sprout
Ondernemer in Business > Ondernemen > Bedrijf starten > Algemene voorwaarden > Meest gestelde vragen over algemene voorwaarden

Meest gestelde vragen over algemene voorwaarden

laatst gewijzigd op 11 april 2013 in het dossier Algemene voorwaarden

Wanneer zijn algemene voorwaarden rechtsgeldig? Wat als de opdrachtgever zijn eigen voorwaarden hanteert? Kunnen leveringsvoorwaarden verlopen? Antwoord op deze en andere vragen over de algemene voorwaarden.

Voorleggen

Deponeren

Geldigheid

Wanneer zijn algemene voorwaarden rechtsgeldig?

Om de algemene voorwaarden rechtsgeldig te laten zijn, moeten ze volgens de wet voldoen aan twee eisen:

  1. De algemene voorwaarden moeten openlijk beschikbaar zijn voor de klant. Nog specifieker gesteld: de koper moet duidelijk de mogelijkheid hebben gehad om de algemene voorwaarden door te lezen alvorens tot de daadwerkelijke koop over te gaan. De algemene voorwaarden ergens achteraf wegmoffelen en er enkel vaag naar verwijzen is onvoldoende om ze rechtsgeldig te laten zijn. Ook de algemene voorwaarden op de achterkant van de factuur afdrukken is onvoldoende. De koop is dan immers al gesloten.
  2. De algemene voorwaarden moeten zijn aanvaard door de klant. Dat is in principe automatisch het geval wanneer de klant de voorwaarden voor de koopovereenkomst heeft gezien en de deal laat doorgaan. Bij grotere transacties valt het aan te raden om de klant apart voor de algemene voorwaarden te laten tekenen, zodat je- bij problemen – altijd kunt aantonen dat hij ze gezien en geaccepteerd heeft.

Let op: Algemene voorwaarden zijn geen vrijbrief om de meest absurde eisen en regels op te stellen. De wet prevaleert altijd boven jouw voorwaarden. Daarnaast is in de wet opgenomen dat een beding in de algemene voorwaarden ongeldig verklaard kan worden als het onredelijk bezwarend is voor de consument. Wanneer je zakendoet met bedrijven kan de rechter onredelijke bedingen ongeldig verklaren.

Wat betekent een beding op de zwarte of grijze lijst?

Wanneer je een overeenkomst sluit met een consument (dus geen business to business), zijn er twee lijsten waarin onredelijk bezwarende bedingen staan benoemd. Een beding op de zwarte lijst is zondermeer vernietigbaar en dus ongeldig. Het heeft dan ook geen zin om deze op te nemen in je algemene voorwaarden. Een beding op de grijze lijst wordt gezien als vermoedelijk onredelijk bezwarend. Als ondernemer krijg je bij deze categorie nog wel de mogelijkheid om aan te tonen waarom dat volgens jou niet het geval is. Toch wordt afgeraden dergelijke bedingen op te nemen in de kleine lettertjes.

Let op: Hoewel niet verplicht, toetst de rechter bij conflicten in het zakelijk verkeer de algemene voorwaarden steeds vaker op de grijze en zwarte lijst. Neem dus het zekere voor het onzekere en benoem ook bij business to businessvoorwaarden geen bedingen uit de grijze en zwarte lijst.

Mag mijn leverancier bedingen opleggen die ik niet kan uitvoeren?

Wanneer je als ondernemer aan consumenten levert, heb je zelf vaak te maken met leveranciers. De leverancier zal jou in veel gevallen zijn algemene voorwaarden opleggen. Het liefste leg je diezelfde voorwaarden ook op aan de consument. Echter, als de leverancier voorwaarden stelt die op de zwarte of grijze lijst staat, is dat niet mogelijk. Daarvoor heeft de wet een speciale regeling waarin is bepaald dat bepalingen die jij niet aan de consument mag opleggen, de leverancier ook niet aan jou mag opleggen. Voorwaarde is dat het betreffende beding van de leverancier nauw samenhangt met dat wat jij aan de klant levert.

Wanneer en hoe toon je de algemene voorwaarden aan de klant?

Om de algemene voorwaarden rechtsgeldig te laten zijn, moet de klant deze kleine lettertjes voorafgaande de koopovereenkomst hebben kunnen inzien. Afhankelijk van de verkoopmethode zijn er de volgende opties:

  • Op de offerte, factuur of koopovereenkomst: Deze methode is tricky, vooral als de koop met dit papiertje wordt gesloten. In de wet staat duidelijk omschreven dat de klant voor de koop kennis moet hebben genomen van de algemene voorwaarden. Wil je de voorwaarden op de overeenkomst of factuur vermelden? Zet dan de bepalingen of een duidelijke verwijzing naar de achterzijde van de pagina boven de handtekening. Op de achterkant van de factuur of onder de handtekening is dus ongeldig.
  • Offline verkoop: Het heeft nog steeds de voorkeur om de algemene voorwaarden in uitgeprinte vorm bij de offerte mee te leveren. Kan dat niet? Naast de optie om de voorwaarden te deponeren mag je de algemene voorwaarden via je website beschikbaar stellen, mits de klant daar uitdrukkelijk mee instemt. Daarnaast moet je dan wel duidelijk aangeven waar precies (juiste link) de algemene voorwaarden te vinden zijn. Voor winkels is het bijvoorbeeld aan te raden om de belangrijkste bepalingen in een bord bij de kassa én op de bon te zetten.
  • In de mail: Sluit je een opdracht of koopovereenkomst via de mail? Zet dan duidelijk in de mail dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Alleen deze vermelding is overigens niet voldoende. Je moet tevens de algemene voorwaarden meesturen of een directe link naar de juiste pagina op de website met de algemene voorwaarden. Let wel op dat de algemene voorwaarden zodanig moeten worden aangeboden dat de klant ze kan opslaan en later opnieuw makkelijk kan raadplegen.
  • Online verkoop: In het geval van een webshop toon je de algemene voorwaarden dus voordat de klant het bestelformulier invult. Het meest veilige is de klant een hokje te laten aanvinken waarin hij aangeeft akkoord te gaan met de algemene voorwaarden. Let daarbij op dat de klant ook makkelijk de voorwaarden kan doorlezen, bijvoorbeeld door de voorwaarden op dezelfde pagina te plaatsen of een duidelijke directe link waar de algemene voorwaarden te lezen zijn. Evenals bij de mail moeten de algemene voorwaarden wel zodanig worden aangeboden dat de klant ze kan opslaan en makkelijk later opnieuw kan raadplegen.
  • Aan de telefoon: Voor bedrijven die telefonisch zakendoen is het niet altijd mogelijk om vooraf de algemene voorwaarden (digitaal) op te sturen. In dat geval vermeld je in het gesprek duidelijk dat jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn en dat je ze – indien gewenst – kosteloos opstuurt. Let op dat je dit aangeeft voordat de daadwerkelijke koop is gesloten.

Wat als beide bedrijven eigen algemene voorwaarden hanteren?

Wanneer je zakendoet met een bedrijf is de kans groot dat jullie beiden eigen voorwaarden hebben opgesteld. De kans dat die identiek zijn, is klein. Wiens voorwaarden gelden dan? In Nederland is bepaald dat hierbij de first-shot-theorie wordt gehanteerd. Het principe is simpel: de voorwaarden waar het eerst naar is verwezen, gelden.

Heeft de tegenpartij als eerste naar de algemene voorwaarden verwezen? Dan kun je deze first-shot-theorie omzeilen door – voordat de overeenkomst is gesloten – de eigen algemene voorwaarden van toepassing te verklaren en tegelijkertijd de algemene voorwaarden van de wederpartij uitdrukkelijk en onmiskenbaar af te wijzen. Enkel een bepaling hierover in je eigen voorwaarden opnemen is onvoldoende. Wanneer jullie elkaars algemene voorwaarden afwijzen, zul je moeten onderhandelen over de voorwaarden alvorens de overeenkomst te sluiten.

Hoe vaak moet ik mijn algemene voorwaarden voorleggen aan de klant?

Relevante boeken:

Bij de offerte heb je netjes de algemene voorwaarden meegestuurd en er duidelijk naar verwezen. Vervolgens stuur je de orderbevestiging, de koopovereenkomst en daarna volgen nog vele nieuwe aankopen door diezelfde klant. Moet je echt iedere keer alle algemene voorwaarden meegeven? Nee.

In principe is het voldoende om bij het eerste contact met nieuwe klanten de algemene voorwaarden te overhandigen. Bij de daarop volgende contactmomenten vermeld je duidelijk dat op alle transacties de algemene voorwaarden van toepassing zijn die je eerder hebt uitgereikt. Geef daarnaast aan waar de voorwaarden nogmaals te bekijken zijn of dat de klant altijd om een extra exemplaar kan vragen.

Let op: Wanneer je de voorwaarden wijzigt, geef je klanten waar je al eerder zaken mee hebt gedaan wél de nieuwe algemene voorwaarden wanneer ze een nieuwe overeenkomst willen sluiten.

Ben ik verplicht mijn voorwaarden te deponeren?

Het deponeren van algemene voorwaarden is niet verplicht. Het grote voordeel van het deponeren van de voorwaarden is dat je bij een geschil sterker staat. Je kunt dan namelijk aantonen dat het betreffende beding al bestond voordat de overeenkomst werd gesloten. Gedeponeerde voorwaarden worden namelijk voorzien van een nummer en datum. Wijzigingen moeten apart aangemeld worden. Daarnaast is het deponeren van de algemene voorwaarden handig voor bedrijven die de voorwaarden niet rechtstreeks aan de klant kunnen overhandigen. Denk bijvoorbeeld aan telefonische verkoop.

Waar kan ik mijn algemene voorwaarden deponeren?

Je kunt de algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel en/of bij de griffie van de rechtbank. Bij de Kamer van Koophandel betaal je per voorwaarde per jaar 18 euro. Tussentijdse wijzigingen in het document doorvoeren is hier gratis. Bij de rechtbank betaal je eenmalig 111 euro voor het deponeren van de algemene voorwaarden. Wel moet je hier voor tussentijdse wijzigingen opnieuw betalen.
Tot slot is de mogelijkheid om je algemene voorwaarden gratis te deponeren op de site voorwaarden.net. Klanten kunnen jouw voorwaarden hier ook weer gratis opvragen. Enig nadeel is dat uit jurisprudentie nog onvoldoende duidelijk is gemaakt of het deponeren van de kleine lettertjes op deze website ook rechtsgeldig is.

Let op: zowel de KvK als de rechtbank en de site accepteren alle algemene voorwaarden in hun database. Deze instanties controleren echter niet of de bedingen in het document redelijk en rechtsgeldig zijn. Daarvoor moet je deze kleine lettertjes aan een jurist voorleggen.

Algemene voorwaarden als bewijslast

De algemene voorwaarden dienen als bescherming voor de ondernemer en zijn bedrijf. Ga er daarom zorgvuldig mee om door erop toe te zien dat de klant de voorwaarden heeft ontvangen alvorens je een koopovereenkomst sluit. Hiermee voorkom je achteraf veel gedoe. Bij onenigheid ben jij als ondernemer namelijk degene die moet bewijzen dat de algemene voorwaarden ter beschikking zijn gesteld en dat de klant ze heeft aanvaard.

Kunnen algemene voorwaarden verlopen?

Wetten worden regelmatig aangepast en de kans dat je verwijst naar een verouderde of verwijderde wet wordt groter naarmate de jaren vorderen. In principe maakt dat je algemene voorwaarden niet ongeldig, maar het verzwakt het wel. Controleer daarom ten minste één keer in de vijf jaar of de bepalingen nog wel actueel en redelijk zijn en of ze nog passen bij de bedrijfssituatie. Want wanneer je een groei hebt gehad, de core business hebt aangepast of de wetgeving is veranderd, kun je tegen andere risico’s aanlopen die je wellicht moet uitsluiten in de algemene voorwaarden.

Mag ik algemene voorwaarden gedurende de overeenkomst wijzigen?

Deze vraag is vooral relevant voor ondernemers die een dienst leveren waarvoor langdurige contracten worden afgesloten. Het kan dan gebeuren dat je gedurende het contact de algemene voorwaarden wilt wijzigen. Dat is in principe toegestaan, mits je een bepaling hiervoor hebt opgenomen in het oorspronkelijke contract. Daarnaast ben je verplicht om de klant te informeren over de gewijzigde voorwaarden. Zolang de klant niet nadrukkelijk akkoord is gegaan met de nieuwe versie, gelden de oude voorwaarden. Daarnaast heeft de klant bij wijzigingen in zijn nadeel het recht om de overeenkomst per direct te beëindigen.

 

Meer lezen over de algemene voorwaarden?

Tags:

Dossier Algemene voorwaarden

Geen reacties

Reageer