Btw over product of dienst bepalen en communiceren

Iedere ondernemer krijgt te maken met btw. Over de inkoop voor je bedrijf betaal je btw (die je later bij de belastingdienst aftrekt) en aan je klanten hef je btw. Alles wat je moet weten over het btw-tarief.

Nederland kent verschillende btw-tarieven. Welk tarief je hanteert, hangt af van het product of de dienst die je levert. Welk btw-tarief geldt voor jouw bedrijf en hoe vermeld je het tarief op de factuur? Antwoord op de meest gestelde vragen:

• Welk btw-tarief moet ik berekenen aan de klant?
• Wat doe ik als ik producten of diensten aanbiedt met verschillende btw-tarieven?
• Vermeld ik mijn prijs exclusief of inclusief btw?
• Btw-verhoging of verlaging correct doorvoeren
• Gevolgen btw-tarief van 19 naar 21 procent (per 1 oktober 2012)

Welk btw-tarief moet ik doorberekenen aan de klant?

Nederland kent vier verschillende btw-tarieven. Afhankelijk van het product of de dienst je levert, ben je verplicht het bijbehorende btw-percentage te heffen:

• 21 procent btw heffen: Het algemene btw-tarief is 21 procent. Dit percentage geldt voor de meeste producten en diensten (tot 1 oktober 2012 was dit algemene tarief overigens 19 procent).
• 6 procent btw heffen: Het zogenoemde verlaagde btw-tarief is 6 procent. Dat percentage wordt vooral gehanteerd voor producten en diensten die tot de eerste levensbehoeften horen. Denk aan etenswaren, geneesmiddelen en boeken.
• 0 procent btw heffen: Het btw-tarief van 0 procent geldt voor een beperkt aantal goederen en diensten. Denk aan de export van goederen of het bevoorraden van zeeschepen en de visserij.
• Vrijgesteld van btw: In een paar gevallen hoef je als ondernemer helemaal geen btw te heffen. Het verschil tussen vrijstelling en 0 procent is dat je bij 0 procent wel de betaalde btw als voorbelasting mag aftrekken, waar dat bij vrijstelling niet het geval is. Producten en diensten die onder de vrijstellingsregeling vallen, zijn onder andere kinderopvang, media en financiële diensten en verzekeringen.

Wat doe ik als ik producten of diensten aanbied met verschillende btw-tarieven?

Het kan zijn dat je als bedrijf verschillende producten en/of diensten aanbiedt, die niet allemaal onder hetzelfde btw-tarief vallen. In dat geval zijn er twee situaties mogelijk:

Btw apart verrekenen (zaken apart aanbieden)
In de meeste gevallen zul je de verschillende btw-tarieven in je administratie moeten verwerken. Per product of dienst vermeld je het juiste btw-percentage. Bestelt een klant diverse producten, dan kunnen dus meerdere percentages op de factuur vermeld staan. Dit komt veelal voor bij winkels, waarbij kassa’s de diverse percentages automatisch vermelden en berekenen.

Btw-tarief combineren (zaken als één pakket aanbieden)
Bied je meerdere producten en/of diensten aan als één geheel? Dan kan het voorkomen dat deze onder verschillende btw-tarieven vallen. De Belastingdienst beschouwt het als één geheel, wanneer het niet mogelijk of onlogisch is om een deel van het pakket los te verkopen. Is dat het geval, dan hanteer je het btw-tarief van het hoofdbestanddeel. Laat je echter goed informeren of het gecombineerde aanbod niet toch als afzonderlijke goederen en diensten wordt gezien, want anders ben je verplicht de btw apart door te berekenen.

Vermeld ik mijn prijs exclusief of inclusief btw?

Iedere ondernemer moet btw betalen over verkochte producten en ‘verhuurde’ uren. Meestal gaat dat om 21 procent (tot 1 oktober 2012 was dat nog 19 procent), in sommige gevallen om 6 procent en slechts in enkele branches hoeft geen btw te worden geheven. Het btw-bedrag komt bovenop jouw eigen prijs. Afhankelijk van je soort klanten vermeld je de prijs die je voor een product of dienst wilt hebben inclusief of exclusief btw.

Exclusief btw: Wanneer jouw klant een bedrijf is en je dus business to business (B2B) zakendoet, noem je bedragen exclusief btw. Uiteraard reken je wel de btw door aan de klant en vermeld je bij de offerte ook duidelijk dat genoemde prijzen exclusief btw zijn.
Inclusief btw: Bestaat jouw klantenbestand uit consumenten? Vermeld bij voorkeur dan alle prijzen inclusief btw. De klant kan in de meeste gevallen immers de btw niet terugvorderen bij de Belastingdienst en wil daarom weten hoeveel hij totaal moet betalen. Vermeld wel op de factuur hoeveel btw er is betaald, voor het geval de consument het wel kan declareren.

Btw-verhoging of verlaging correct doorvoeren

Eens in de zoveel tijd verhoogt (of verlaagt) de overheid het btw-tarief. Dat betekent een hoop administratieve rompslomp voor de ondernemer en bedrijven. Hoe groot die administratieve last is, hangt mede af van de wijze waarop de btw-verhoging of -verlaging wordt doorgevoerd. Zo is 1 januari of 1 juli een gunstigere datum om de tariefswijziging door te voeren dan midden in het jaar. En ook de vraag of de leverings- of factuurdatum geldt bij de ingang van het gewijzigde btw-tarief is bepalend voor de hoogte van de administratieve last.

Gevolgen btw-tarief van 19 naar 21 procent (per 1 oktober 2012)

Voor de huidige btw-verhoging van 19 naar 21 procent is de administratieve last voor menig ondernemer redelijk hoog. Dat komt vooral doordat de invoering van de wet aan het begin van het vierde kwartaal is doorgevoerd en de leveringsdatum leidend is. Dat betekent onder andere dat:

• Ondernemers die hun najaarsprijzen al in september hebben gecommuniceerd, voor het lastige dilemma staan om de prijzen wel of niet tussentijds aan te passen. Doen ze dat niet, dan moeten ze de hogere kosten die met de btw-verhoging gepaard gaan voor eigen rekening nemen.
• Bedrijven die één keer per jaar een rekening sturen voor een doorlopende dienst, de factuur moeten splitsen en alsnog een naheffing moeten sturen voor die 2 procent btw-verhoging. Als je de verhoging niet voor eigen rekening wilt nemen, maar ook geen aparte factuur wilt sturen, dan mag je die extra kosten van de btw-verhoging ook heffen op de factuur die je begin 2013 stuurt. Draag wel de btw op tijd aan de belastingdienst af.
• Bedrijven die ruim voor levering of juist ruim na levering factureren, goed moeten opletten dat ze het juiste btw-tarief gebruiken. Zoals gezegd, de leveringsdatum is leidend. Dus producten en diensten voor 1 oktober geleverd, vallen onder het 19 procenttarief en voor alles na 1 oktober geleverd moet 21 procent worden afgetikt. Ongeacht wanneer de factuur is gestuurd.

Meer lezen over de btw-tarieven en btw-verhoging? 

• Dit moet je regelen voor de btw-verhoging op Sprout.nl
• Wat zijn de consequenties van de btw-verhoging bij Mkbservicedesk.nl
• 10 vragen en antwoorden over de btw-verhoging (pdf) bij Rijksoverheid