Tips om wanbetalers te voorkomen

Voorkomen is beter dan genezen, zeker bij niet-betalende klanten. Immers, als de klant niet in de mogelijkheid is om te betalen, kun jij naar je geld fluiten. Tips om wanbetalers te voorkomen.

Geen enkel bedrijf zit te wachten op wanbetalers. Maar hoe voorkom je dat een klant niet (op tijd) betaalt? Een paar handige tips:

• Hanteer algemene voorwaarden
• Beperk risico bij nieuwe klanten
• Controleer kredietwaardigheid
• Waarschuwingssignalen financiële problemen
• Werk met voorschotten
• Geef korting bij contante of volledige betaling vooraf
• Maak een ondertekende leveringsbon
• Controleer de factuur
• Boekhouding goed bijwerken

Hanteer algemene voorwaarden

Noem in de algemene voorwaarden de betalingsvoorwaarden die je hanteert. Daarmee krijg je meer ‘macht’ om facturen te innen en kun je consequenties hangen aan het overschrijden van de betalingstermijn. Zo kun je in de voorwaarden een boetepercentage opnemen dat wanbetalers bovenop de te laat betaalde rekening moeten betalen. Die boete schrikt wanbetalers (hopelijk) af en geeft jou enige compensatie voor de extra rompslomp die gepaard gaat met debiteuren. Zorg dat dit percentage wel binnen proporties is om te voorkomen dat het uiteindelijk door een rechter nietig wordt verklaard.
Let wel: de algemene voorwaarden zijn alleen geldig als de klant ze voor de aankoop heeft gezien en geaccepteerd. Zet de voorwaarden dus duidelijk zichtbaar op de offerte en/of op de website.

Beperk risico bij nieuwe klanten

Laat een nieuwe klant nooit in één keer een grote order plaatsen. Wil de klant toch direct een grote bestelling afnemen, spreek dan af dat er een deel van het bedrag vooraf betaald wordt. Gaat het om een dienst? Laat de klant dan in termijnen betalen, zodat je tijdig kunt ingrijpen als de klant de eerste termijnen al niet op tijd voldoet. Er kan altijd een logische verklaring voor zijn, maar het is slim om het in de gaten te houden.

Controleer kredietwaardigheid

Veel ondernemers doen het niet of in ieder geval te weinig: de kredietwaardigheid van de klant controleren. Niet alleen bij nieuwe klanten, maar ook bij vaste klanten is het verstandig om regelmatig te controleren of hij nog in staat is om zijn rekeningen te voldoen.

• Particuliere klanten: Wanneer je veel particuliere klanten hebt, is Bureau Krediet Registratie (BKR) een goede bron. Bedrijven die bij deze organisatie zijn aangesloten, melden klanten aan die een betalingsachterstand bij hun hebben opgebouwd en kunnen andersom ook zien welke mensen te boek staan als wanbetaler.
• Business to business: Wanneer je zaken doet met een bedrijf of iemand met een onderneming, kun je de kredietwaardigheid controleren door relevante gegevens bij de Kamer van Koophandel op te vragen. Denk bijvoorbeeld aan de jaarrekening, BV-structuur, aantal medewerkers en tekenbevoegdheid. Daarnaast houden instanties als Graydon, Intrum Justitia en het Centraal Insolventieregister een lijst bij.

Waarschuwingssignalen financiële problemen

Voordat een klant zijn rekeningen niet meer kan voldoen, zijn er vaak al veel signalen geweest dat de klant in financiële problemen zit. Denk daarbij aan:

• Het betalingsgedrag van een goede klant verandert plotseling
• De contactpersoon van het bedrijf verandert voortdurend (duidt op meerdere reorganisaties en ontslagen)
• Het bedrijf sluit een aantal filialen
• De meest gebruikte smoezen van wanbetalers worden één voor één ingezet

Werk met voorschotten

Bij hoge bedragen is het gangbaar om met voorschotten te werken. De meeste klanten vinden het logisch om vooraf een deel van het totaalbedrag te betalen. Het vooraf te betalen deel moet wel in verhouding staan met de totaalfactuur. Het is andersom immers voor de klant ook een risico of je wel (alles) levert.

Geef korting bij contante betaling of volledige betaling vooraf

Het minste risico op wanbetalers loop je natuurlijk als klanten vooraf of bij de overdracht het complete bedrag betalen. Is dat binnen jouw branche niet gangbaar? Dan kun je dit stimuleren door korting te geven als een klant het volledige bedrag vóór de voor jou meest gunstige datum overmaakt.

Maak een ondertekende leveringsbon

Laat de leveringsbon, offerte of bestelbon ondertekenen door de klant. Dat voorkomt niet direct dat een klant de rekening niet betaalt, maar het helpt wel de schade zoveel mogelijk te beperken als de betaling uitblijft. Je hebt immers meer bewijs in handen dat er wel degelijk afspraken zijn gemaakt.

Controleer de factuur

Een foutje is zo gemaakt, maar kan wel een langere betalingstermijn tot gevolg hebben. Controleer daarom goed of de factuur volledig, juist en correct is. De meest kleine fouten kunnen – zeker bij grote bedrijven en overheidsinstanties – tot gevolg hebben dat er niet wordt uitbetaald. Denk aan zaken als:

• Juist aantal producten/ uren van diensten (is daadwerkelijk alles geleverd wat in de offerte was opgenomen)
• Juiste bedrag(en- en exclusief btw)
• Juiste adres van de klant en jouw bedrijf
• Correct genoemde datums

Boekhouding goed bijwerken

Een goede boekhouding voorkomt een hoop problemen. Door de touwtjes strak in handen te houden, weet je wanneer er nog betalingen open staan. Stuur op tijd de facturen, betalingsherinneringen en aanmaningen. Hoe strakker je erbovenop zit, hoe meer de klant zich bezwaard voelt om op tijd te betalen.

Meer lezen?

• Geef wanbetalers geen ruimte op MT.nl
• Verschillende voorbeeldbrieven bij De Zaak (pdf)