Bij loonadministratie komt veel kijken. Vind je dit te ingewikkeld of gebruik je jouw tijd liever voor dingen waar je echt goed in bent? Besteed dan de salarisadministratie uit aan een administratiekantoor. De checklist om salarisadministratie te outsourcen.
Over het algemeen verzorgt een administratiekantoor de loonadministratie, de loonstroken en jaaropgaven, de loonbelastingaangifte en overzichten voor uw financiële verslaggeving (bijvoorbeeld voor het jaarverslag). Maar de meeste gespecialiseerde bureaus zijn ook in te huren voor het opstellen en versturen van arbeidsovereenkomsten, de pensioenadministratie, en ziek- en herstelmeldingen.
- Voordelen salarisadministratie uitbesteden
- Nadelen salarisadministratie uitbesteden
- Administratiekantoor uitkiezen
- Tarieven van een administratiekantoor
Voordelen salarisadministratie uitbesteden:
- Bespaart tijd (hoeft enkel urenstaten en personeelsmutaties bij te houden)
- Hoeft werknemers niet zelf aan- en af te melden bij alle verplichte instanties
- Bespaart personeelskosten op administratie
- Geen (up-to-date) kennis nodig van regelgeving omtrent personeelsadministratie
- Betere kwaliteit en minder kans op fouten door specialistische kennis
- Vragen van personeelsleden over loon schuif je zo naar administratiekantoor door
Nadelen salarisadministratie uitbesteden:
- Het kost geld
- Hebt als ondernemer minder overzicht en bent afhankelijk van administratiekantoor
- Bouwt geen kennis en expertise op op het gebied van salarisadministratie
- Bent minder flexibel om (incidenteel) af te wijken van de standaardbeloning
Administratiekantoor uitkiezen
Er zijn verschillende administratiekantoren in Nederland. Hoe kies je degene die het meest bij jou en je bedrijf past? Een checklist:
Relevante boeken:
- Vraag verschillende offertes op, maar kijk verder dan alleen de kosten
- Check of het kantoor ervaring heeft in jouw branche en/ of jouw soort bedrijf
- Onderzoek het ‘trackrecord’; hoe lang bestaat het bedrijf en wie zijn de andere opdrachtgevers. Schroom niet om referenties op te vragen
- Vraag hoe flexibel ze werken (aanpassingen, vragen incidentele afwijkingen etc.)
- Eis bij voorkeur een vast contactpersoon
- Bespreek wat zit inbegrepen bij de prijs en wat je zelf moet doen
- Vraag hoe het bureau omgaat met extra kosten vanwege onvoorziene omstandigheden en/ of veranderde wetgeving (vooraf overleggen/ inlichten)
- Wie betaalt de kosten bij fouten?
- Betrek je accountant bij de beslissing, deze kent jouw bedrijf immers ook goed en kan specifieke tips geven
Tarieven van een administratiekantoor
De tarieven zijn deels afhankelijk van wat je allemaal wilt uitbesteden en verschillen per administratiekantoor. In basis zijn er twee manieren waarop een administratiekantoor een prijs berekent:
Basisbedrag per loonstrook
Hierbij betaal je een vast bedrag voor iedere loonstrook en alle extra handelingen komen bovenop de rekening. Dat betekent dat de salarisstrook zo’n 4,90 euro kost. Daar komen de mutaties als vakantiegeld en overwerk à 3,25 euro per keer bovenop. En dan zijn er nog de eenmalige ‘aanmaakkosten’ van ongeveer 80 euro. Het aanmelden van een nieuwe medewerker kost meestal zo’n 15 euro. Reken tot slot nog enkele tientjes voor het jaarwerk, het aanmelden bij het UWV, de zorgverzekeraar en de bedrijfsvereniging. Gemiddeld kost de administratie voor één werknemer dan een dikke 200 euro per jaar.
Standaardbedrag per loonstrook
Deze variant is iets duurder, maar alle bijkomende handelingen zitten wel in de prijs inbegrepen. Voor een bedrijf met maximaal tien werknemers betaal je dan – naast de eenmalige startkosten van 15 euro – ongeveer 15 euro per werknemer per maand. Dat komt neer op een kleine 200 euro per jaar.
Dossier 
Wil je een artikel in PDF ontvangen? Stuur een mail naar 
© 2012 | Ondernemer in Business
Interessant artikel.
Vooral het deel ‘administratiekantoor uitkiezen’.
Nu moet ik wel zeggen dat ik nog maar een paar jaar bezig ben met mijn bedrijf Surioffice.com en dat ik maar voor drie klanten werk.
Toch zijn mijn klanten tevreden.
Als je gaat kiezen kan je beter de klantreferenties nagaan. Dat is een doeltreffende
manier om je kantoor te kiezen me dunkt.
Groeten
Werner
Wat mij naar jarenlange ervaring opvalt is dat veel bedrijven wel aanvoelen dat hun loonadministratie niet in goede handen is, maar dat zij toch jarenlang aanmodderen in plaats van hun intuïtie volgen. Komen ze bij ons voor een second opinion dan blijkt maar al te vaak dat er onvoldoende pensioen ingehouden en afgedragen is, dat de wijzigingen CAO niet doorgevoerd zijn, waardoor er opeens grote bedragen alsnog betaald moeten worden. Als een of meerdere werknemers niet aangemeld is bij het pensioenfonds dan kan er bij controle een hoop problemen ontstaan. Je moet dus echt naar de prijs / kwaliteit verhouding kijken. Een tip is om te vragen hoeveel verloningen per maand doen.
Inderdaad goed om meerdere aanbieders van salarisadministratie uitbesteden met elkaar te vergelijken. Voor een ondernemer is het vaak lastig om die vergelijking goed te maken. Vraag daarom ook of de salarisadministrateurs zijn ingeschreven bij het Nirpa. Dat is het register voor salarisadministrateurs en payroll professionals (zie http://www.nirpa.nl).
Op die site is ook het register te vinden van diegenen die zijn ingeschreven. Inmiddels zijn er meer dan 600 salarisadministrateurs en payroll professionals ingeschreven in het RPP- of RSa-register. Zij moeten jaarlijks aantonen dat zij hun vakkennis goed bijhouden.
Ik denk dat veel bedrijven er goed aan doen om de salarisadministratie te outsourcen. Vaak is de know-how van salarisadministratie bij bedrijven onder de maat, en het scheelt erg veel moeite.
De ervaring leert dat de gespecialiseerde salarisbureaus kwalitatief beter werk afleveren en dat vaak ook nog tegen lagere tarieven. Iets om rekening mee te houden.