Ondernemer in Business is een initiatief van  
← Terug naar Sprout
Ondernemer in Business > Finance > Administratie > Salarisadministratie > Identificatieplicht werknemers (op kantoor en loonadministratie)

Identificatieplicht werknemers (op kantoor en loonadministratie)

In de loonadministratie hoort een kopie van het identiteitsbewijs van iedere werknemer. Deze kopie moet voldoen aan een aantal wettelijke eisen. Met deze tips weet je zeker dat je aan de identificatieplicht voldoet.

Identiteitsbewijs bij indiensttreding

Bij het sluiten van een arbeidsovereenkomst moet je de werknemer om een identiteitsbewijs vragen. Dat mag een paspoort, identiteitskaart of vreemdelingendocument zijn, maar géén rijbewijs. Je moet administreren welk document is getoond, wat het nummer daarvan is en je moet een kopie in het personeelsdossier stoppen.
Let op: dit geldt ook voor stagiairs die bij jouw bedrijf stagelopen. Ook hierbij moet je de kopie tot vijf jaar na afloop van de stage bewaren.

Identiteitsbewijs controleren

Als je een nieuwe werknemer aanneemt, ben je niet alleen verplicht het identiteitsbewijs te kopiëren, je moet ook de geldigheid ervan controleren. Maar waar moet je als werkgever op letten wanneer je het identiteitsbewijs in handen hebt?

  • De pasfoto: Is de werknemer die voor je staat ook dezelfde als degene op de foto?
  • Kenmerken: Kloppen de fysieke kenmerken die op het document staan omschreven zoals lengte en leeftijd?
  • Handtekening: Vraag de werknemer een handtekening te zetten en controleer of deze krabbel overeenkomt met die op de paspoort
  • Nationaliteit: Wat is de nationaliteit van deze werknemer en staat dat ook in het document? Indien niet Nederlands, klopt de nationaliteit ook met de vreemdelingendocumenten en de te werkstellingpapieren?
  • Geldigheid: Is de vervaldatum van het document nog niet verstreken?

Identificatieplicht op kantoor

Werknemers dienen zich ten alle tijden te kunnen identificeren. Dus ook bij een eventuele onverwachte controle. In dat geval is naast een paspoort, identiteitskaart en vreemdelingendocument ook een rijbewijs toegestaan.

Wettelijke regels kopie identiteitspapieren

Naast het administreren welk document is getoond bij indiensttreding van werknemer en wat het nummer daarvan is, moet je ook een kopie van het document bewaren. Het meest veilige daarbij is om gewoon alles te kopiëren. Dit zijn de regels van de Belastingdienst:

  • De kopie moet duidelijk leesbaar zijn en herkenbare foto bevatten
  • Paspoort: alleen de pagina’s waarop informatie staat (persoonlijkheidskenmerken, handtekening, stempels etc.) Alle lege pagina’s hoef je niet te kopiëren
  • Identiteitskaart: voor- en achterkant
  • Overige documenten: voor- en achterkant van alle pagina’s

Kopie nooit verversen

Het gaat om het identiteitsbewijs op het moment van indiensttreding. De kopie daarvan moet je blijven bewaren en dus nooit vervangen door een kopie van een recent (geldig) paspoort of ander identiteitsbewijs. Dat betekent dus dat wanneer de geldigheid van het identiteitsbewijs gedurende het dienstverband verloopt, je geen nieuwe kopietjes hoeft te maken.

Boete bij geen of verkeerde kopie

Enkel aan de hand van het kopie van het identiteitsbewijs kun je bewijzen dat de betreffende werknemer al zo lang in dienst is. Gooi je het kopietje eerder weg of heb je helemaal geen kopie gemaakt? Dan betaal je het zogenoemde anoniementarief aan boete. Dat is 42 procent van het loon.

Meer informatie over de identificatieplicht op kantoor vind je bij de Rijksoverheid.

Tags:

Geen reacties

Reageer