De inhoud van een loonadministratie

Vanaf het moment dat je als ondernemer één werknemer in dienst hebt, moet je voor de Belastingdienst een salarisadministratie bijhouden. Wat moet in deze loonadministratie zitten? Gebruik het stappenplan om niets over het hoofd te zien.

Een salarisadministratie is niet meer dan een map waarin alle formulieren zitten die nodig zijn om het loon en eventueel andere verschuldigde bedragen te kunnen berekenen. De berekening moet voor iedere boekhouder op elk moment makkelijk te overzien zijn, alleen een schoenendoos gevuld met papieren is dus onvoldoende. Een complete salarisadministratie bevat de volgende negen onderdelen:

1. Loonstaat
2. Loonstrookjes
3. Jaaropgaaf
4. Detacheringsverklaring
5. Vrijgestelde vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen
6. Beschikkingen en verklaringen
7. Loonbestanddelen in eindheffing
8. Spaarloonregeling en levensloopregeling
9. Afdrachtverminderingen

1. Loonstaat

De loonstaat is voor de werkgever. Op dit formulier staan alle verdiensten van de werknemer waarmee de loonheffingen worden berekend. Voor iedere medewerker moet je een aparte loonstaat aanschaffen die verkrijgbaar zijn bij onder meer de kantoorboekhandel. De loonstaat moet ten minste de volgende onderwerpen bevatten:

• NAW-gegevens van werknemer
• burgerservicenummer van medewerker
• Loon in geld
• Loon in natura
• Fooien
• Reiskostenvergoeding
• Verschuldigde loonbelasting
• Verzekeringspremies

2. Loonstrookjes

De loonstrookjes ontvangt de werknemer in principe bij iedere betaling. Indien de bedragen iedere keer exact hetzelfde zijn, is het iedere maand opnieuw afgeven van een loonstrook overigens niet verplicht. Een duidelijk voorbeeld van een loonstrook inclusief geanimeerde uitleg vind je op de site van ADP. De loonstrook moet in ieder geval minstens onderstaande gegevens bevatten:

• NAW-gegevens van werknemer
• burgerservicenummer van medewerker
• Gegevens van werkgever
• Het minimumloon (Ook als je meer uitbetaald)
• Het daadwerkelijke brutoloon
• Samenstelling van het loon (Denk aan basissalaris, prestatiebeloning enz.)
• Ingehouden loonbelasting, sociale premies en pensioen- en VUT-premies
• Of de loonheffingskorting wel of niet is toegepast
• Onkostenvergoedingen
• Het aantal overeengekomen (of gewerkte) uren
• Het loontijdvak
• Vakantierechten

3. Jaaropgaaf

De jaaropgaaf is een overzicht met alle benodigde informatie over het salaris en inhoudingen van het voorgaande jaar dat iedere werknemer dient te ontvangen voor 1 maart. Ook hier bent u voor de Belastingdienst verplicht een aantal zaken in het formulier te zetten, te weten:

• Het door de werknemer totaal ontvangen loon van afgelopen jaar
• Loonheffingen: alle ingehouden loonbelasting en premie volksverzekeringen (vv)
• Of de loonheffingskorting wel of niet is toegepast
• Het salaris voor de Zorgverzekeringswet (Zvw) en de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.
• Het totaalbedrag van de verrekende arbeidskorting

4. Detacheringsverklaring

Heb je werknemers die in dienst zijn bij een buitenlandse onderneming en in het buitenland wonen? Dan moet je van eenieder een kopie van de originele detacheringsverklaring bij de loonadministratie bewaren. Die verklaring wordt afgegeven door het buitenlandse sociaalzekerheidsorgaan.

5. Vrijgestelde vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen

Alle vergoedingen en uitkeringen die een werknemer ontvangt, maar niet tot het loon behoren, moet je voor iedere werknemer apart in de loonadministratie opnemen. Tot de vrijgestelde vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen horen:

• Vaste kostenvergoedingen
• Reiskostenvergoeding en -verstrekking
• Materiaal en financiering van een studie of opleiding
• (Eenmalige) overlijdensuitkering van werknemer, partner of kinderen
• Diensttijduitkeringen en -verstrekkingen (bij 25-jarig of 40-jarig jubileum)
• Cadeaus met een ideële waarde
• Geschenken in natura (mag je collectief opnemen in de administratie als iedereen hetzelfde heeft ontvangen)
• Personeelsleningen
• Vergoedingen en verstrekkingen voor telewerken

6. Beschikkingen en verklaringen

Wanneer jouw werknemer je een kopie van een beschikking of een verklaring van de Belastingdienst heeft gegeven, stop je deze ook bij de loonadministratie. Tot vijf jaar na beëindiging van het dienstverband moet je dit formulier bewaren.

7. Loonbestanddelen in eindheffing

Bij sommige onderdelen van het loon wordt de loonbelasting en premie volksverzekeringen geheven in de eindheffing. Die eindheffing wordt niet ingehouden op het loon, maar betaal je als ondernemer. Je bewaart daarom per werknemer de gegevens en nota’s van de onderdelen waarop eindheffing van toepassing is.

8. Spaarloonregeling en levensloopregeling

Ook als de administratie van de spaarloonregeling extern wordt afgehandeld, moet je de gespaarde bedragen en de bedragen die binnen de blokkeringstermijn zijn besteed kunnen tonen. De controleurs melden dit meestal wel bij aankondiging van een controle. De levensloopregeling dien je zelf overeen te komen met de werknemer en een en ander hierover schriftelijk vast te leggen.

9. Afdrachtverminderingen

In sommige gevallen hoef je minder belasting- en premieafdracht te betalen. Met de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen (WVA) hoopt de overheid de werkgelegenheid te stimuleren en het onderwijs en onderzoek te bevorderen. Er zijn drie verschillende afdrachtsverminderingen:

• afdrachtvermindering onderwijs: Bewaar een kopie van de leer-werkovereenkomst of de verklaring van het Regionaal Opleidingscentrum
• afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk: In de loonadministratie leg je de project- en urenadministratie en een correctie s&o-verklaring. Meer informatie bij Agentschap NL.
• afdrachtvermindering zeevaart: Hiervoor bewaar je de naam, geboortedatum, nummer van monsterboekje, periode waarin zeevarende aan boord was, namen van zeeschip, monsterrollen en wijzigingen daarop en kopieën van zeebrieven.