Als ondernemer dien je een urenregistratie bij te houden om aan de belastingdienst aan te tonen dat je voldoet aan het urencriterium. Hoe werkt het precies? Tips voor de urenregistratie.
- Waarom een urenadministratie opzetten en bijhouden?
- Hoeveel is het urencriterium?
- Op welk moment begin je met urenadministratie?
- Voordelen urenregistratie
- Urenregistratie opstarten
- Welke uren registreren en administreren?
- Registratie bijhouden
- Werknemers uren laten administreren
Waarom een urenadministratie opzetten en bijhouden?
In beginsel is het niet verplicht een urenadministratie op te zetten. Maar zeker voor de startende ondernemer en de parttime ondernemer biedt een urenregistratie veel voordelen. Door het bijhouden van je gewerkte uren kun je aantonen dat je aan het urencriterium van 1.225 uur per jaar hebt voldaan en dus recht hebt op bepaalde fiscale aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek en de startersaftrek.
Wanneer je ruimschoots aan het urencriterium voldoet, is het bijhouden van je gewerkte uren voor de belastingdienst veel minder van belang. Het valt dan immers relatief makkelijk aan te tonen dat je minstens 1225 uur in je zaak hebt gestopt.
Hoeveel is het urencriterium?
Het urencriterium houdt in dat je per kalenderjaar minimaal 1.225 uur aan je eigen onderneming moet hebben besteed. Daartoe valt alles: van het daadwerkelijk uitvoeren van de hoofdtaken, de boekhouding tot aan de uren die je hebt gestopt in het starten van het bedrijf, dus nog voordat je jezelf hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Alles dient wel in verhouding te staan, de hoofdtaken omvatten dus procentueel de meeste uren. Het is immers niet realistisch dat je 600 uur aan boekhouding besteedt, als je totaal 1300 uur per jaar werkt aan je bedrijf.
Ben je langer dan vijf jaar ondernemer en werk je daarnaast nog steeds (deels) in loondienst? Dan stelt de Belastingdienst een extra eis aan het urencriterium. Je moet nog steeds minimaal 1.225 uur per kalenderjaar in het bedrijf stoppen, maar daarnaast moet die 1.225 uur meer dan vijftig procent vormen van het totaal aantal uren dat je hebt gewerkt in dat kalenderjaar. Ben je dus parttime ondernemer, let dan op dat je niet teveel uren in loondienst werkt.
Op welk moment begin je met urenadministratie?
De minimaal 1.225 gewerkte uren moeten binnen één kalenderjaar vallen om te voldoen aan het urencriterium. De Belastingdienst rekent altijd vanaf 1 januari. Wanneer je halverwege het jaar begonnen bent met je bedrijf, is het dus moeilijker om nog aan de hoeveelheid uren te voldoen. Daarbij in acht nemend dat je ook de opstarturen (dus zelfs de brainstormsessies en het inlezen op ondernemerinbusiness.nl) in de administratie mag opnemen.
Je begint dus met het opzetten van een urenadministratie vanaf het moment dat de eerste ideeën van je nieuwe onderneming vorm krijgen. Ook al duurt het nog een tijd voordat het bedrijf officieel van start gaat en je voorlopig nog niet van plan bent om je in te schrijven bij de kamer van Koophandel. Begin je echter pas in oktober met je bedrijf? Dan heeft het bijhouden van de uren voor dat jaar niet zoveel zin meer. Immers, zelfs als je 80 uur per week werkt, tot en met 31 december, dan nog haal je het criterium van 1.225 uur niet meer. De enige reden om het dan bij te houden, is voor je eigen inzicht en dat van je eventuele klant.
Voordelen urenregistratie
Het bijhouden van een urenregistratie is om meerdere redenen aan te raden:
- Voor de belastingdienst: Een aantal aftrekposten van de inkomstenbelasting zijn afhankelijk van het aantal uren dat je aan de onderneming besteedt. Dat betreft de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek.
- Voor de klant: Wanneer je een uurtarief of dagtarief hebt afgesproken, moet je aan de klant kunnen verantwoorden hoe lang je waaraan hebt besteed.
- Voor jezelf als ondernemer: Een urenadministratie geeft je inzicht in hoelang je met een bepaald project of dienst bezig bent. Wanneer je op projectbasis werkt, krijg je hierdoor een beter beeld van hoeveel je in het vervolg voor een soortgelijk project moet vragen.
Urenregistratie opstarten
Relevante boeken:
Wanneer je besluit om je gewerkte uren bij te houden, zijn daarvoor meerdere systemen beschikbaar. Wanneer je gebruik maakt van boekhoudsoftware is het vaak mogelijk om in dat systeem ook je uren te registreren. Heb je geen budget en nog een simpele administratie? Maak dan gewoon een zelfgemaakte excelsheet aan, waarin je de gewerkte uren bijhoudt. Dit doe je als volgt:
- Excelbestand aanmaken: Maak een excelbestand aan, waarbij je voor ieder kalenderjaar een nieuw document gebruikt. Voor iedere maand open je een nieuw tabblad. Zo blijft het overzichtelijk hoeveel tijd je per maand in de zaak hebt gestopt.
- Categorieën indelen: Maak een indeling in categorieën van de verschillende activiteiten waar je mee bezig bent. Bijvoorbeeld: acquisitie, promotie, vervoer, inleeswerk en administratie. Je kunt deze categorieën eventueel weer verder opsplitsen als je veel uren aan elke categorie bezig bent.
- Opdrachtgever vermelden: Maak ook een kolom aan waarin je vermeldt voor welke opdrachtgever je op dat moment bezig was. Zijn het uren die je niet factureert, dan laat je deze kolom leeg. Bijvoorbeeld bij de boekhouding, netwerken en brainstormen. Eventueel kun je ook de niet factureerbare uren die je aan een klant spendeert opnemen in een kolom, waardoor je inzichtelijk maakt hoeveel uur je daadwerkelijk aan een klant besteedt.
- Registratiemoment: Beslis voor jezelf wanneer je je uren registreert. Het is handig om hier een vast tijdstip voor uit te kiezen. Bijvoorbeeld: aan het eind van elke dag of elke vrijdagmiddag. De frequentie hangt uiteraard ook af van het aantal wisselende werkzaamheden die je wekelijks uitvoert.
- Verloop in grafiek: Met de ingevulde kolommen krijg je een duidelijk overzicht en inzicht in je tijdsbesteding. Je kunt nu eenvoudig tabellen of grafieken maken zodat je het verloop kunt zien van de uren dat je hebt gewerkt per maand of per jaar. Ook hoeveel tijd je per opdrachtgever kwijt bent kun je in een grafiek verwerken.
- Bewaarplicht: Belangrijk is dat je naast deze administratie ook je agenda bewaart om aan de belastingdienst te bewijzen dat je deze uren ook echt hebt gewerkt.
Welke uren mag je registreren en kun je administreren?
In je urenregistratie kun je werkelijk alle uren opnemen die je hebt besteed aan je onderneming, zoals:
- De uren om je bedrijf op te starten (al stond je nog niet ingeschreven bij de KvK)
- De uren van het bedenken en uitwerken van nieuwe ideeën en de brainstormsessies
- Het opstellen van offertes en facturen (inclusief het betalen)
- (Potentiële) klanten bezoeken (inclusief de reistijd)
- Bijhouden van de administratie en boekhouding
- Inkopen doen voor je onderneming
- Schoonmaken van je bedrijfsruimte/kantoor
- De reis- en wachttijd die je nodig hebt om ergens te komen waar je moet zijn voor je onderneming
- Workshops, trainingen en cursussen die je bijvoorbeeld volgt om meer te leren over het reilen en zeilen van jouw onderneming
- En natuurlijk de effectieve uren die je stopt in het uitvoeren van de hoofdtaak van je onderneming
Registratie bijhouden
Het spreekt waarschijnlijk voor zich dat je dit onderdeel van de boekhouding niet één keer per kwartaal moet bijwerken. Grote kans dat je dan de helft vergeet te registreren. Afhankelijk van de mate waarin je varieert in werkzaamheden (heb je meerdere opdrachten per dag of werk je langere tijd aan één project), is het aan te raden om iedere avond of ten minste één keer per week even op te schrijven wat je zakelijk hebt gedaan en hoe lang je daarmee bezig bent geweest.
Werknemers uren laten administreren
Hoewel werknemers niets van doen hebben met het urencriterium voor ondernemers, kan het wel verstandig zijn om werknemers ook hun uren te laten bijhouden. Niet om te controleren of ze wel 40 uur per week werken, maar om te zien waar de winst zit en of projecten wel binnen de geschatte tijd worden afgerond. Zo weet je of je bij een volgend soortgelijk project bijvoorbeeld meer uren of mankrachten moet inplannen. Daarnaast kun je met de urenregistratie van werknemers de gemaakte kosten en uren verantwoorden bij de klant.
In basis kun je hiervoor hetzelfde exceldocument gebruiken als vermeld onder het kopje urenregistratie opstarten. Zorg dat de volgende gegevens vermeld zijn:
- datum en tijd
- opdrachtgever
- beschrijving werkzaamheden
- Totaaltijd per onderdeel
Wanneer de werknemer met algemene taken bezig is, een cursus volgt of wat tijdschriften leest om zich verder in zijn vakgebied te verdiepen, kan de opdrachtgever leeg gelaten worden.
Let er verder op dat het geen gedetailleerd verslag wordt van wat de werknemer van minuut tot minuut doet. WC-bezoek, koffiepauze en dergelijke zijn niet relevant om in de urenregistratie op te nemen. Omdat het de privacy van de werknemer schendt, medewerkers daardoor niet welwillend zijn om mee te werken en het bovendien meer tijd kost om de uren bij te houden dan de winst die je ermee behaalt.
Dossier 
© 2013 | Ondernemer in Business
Hoi,
Goed artikel! Ik kan me nog goed herinneren hoe fijn het was dat ik al m’n uren goed op orde had toen de belastingdienst me om m’n gewerkte uren vroeg. Aangezien we zelf urenregistratiesoftare maken mag dat dan ook wel
Ik wil je er bij deze graag even op wijzen dat wij een gratis oplossing bieden voor kleine bedrijven en ZZP’ers. Op http://www.yanomo.nl kan je direct vanuit je agenda je uren wegschrijven op interne projecten en projecten voor klanten. Tevens kan je de agenda sync’en met Google Agenda en iCal. Dus geen dubbele administratie meer. Direct facturen genereren is mogelijk met onze betaalde versie. Maar je kan natuurlijk ook gewoon de geschreven uren exporteren naar excel en daar je factuur opmaken.
Groet,
Joost Schouten
Yanomo – Urenregistratie & facturen
Dat klopt niet (helemaal) Joost. Sync’en met iCal lukt alleen maar VIA Google calendar. Dat is misleidende informatie op de yanomo website.
Ik wil mijn kostbare gegevens uit iCal beslist niet blootstellen aan een online dienst die er in principe iets in zou kunnen veranderen!
Dus direct weer een verwijder verzoek ingediend bij Yanomo.
Bah, weer een half uur tijd verspild op basis van verkeerde info / beloften.
Hoi Gerard,
Sorry voor de late reactie, ik zie je berichtje nu pas. Het klopt dat de iCal sync via Google loopt en het is niet onze bedoeling je te misleiden. We zullen even kijken of we dit wat handiger kunnen formuleren. Als je je eigen agenda niet met Yanomo (of google) wilt delen hoeft dat niet en is Yanomo nog steeds goed te gebruiken.
Verder zullen wij natuurlijk nooit en te nimmer je persoonlijke data veranderen of doorspelen en in het geval van je geïmporteerde agenda’s, zelfs niet opslaan.
Dank voor het uitproberen en je reactie.
Groet,
Joost Schouten
Yanomo.nl
Joost, waar vind ik die gratis versie op jullie site, ik zie slechts betaalde versies?
Hans
Mijn ervaring is dat met name projecten op basis van nacalculatie het direct loont om een goede urenregistratie er op na te houden simpel weg omdat deze direct facturabel zijn. Een veel voorkomend misverstand van bedrijven is dat fixed-price betekend dat er geen uren bij gehouden moeten worden.
Juist projecten op basis van fixed-price zijn belangrijk om te bekijken of de oorspronkelijk begroting toereikend is. Vaak worden extra werkzaamheden vergeten of aanvullende uren niet afgerekend. Hierdoor is de marge lager dan die van de oorspronkelijke offerte.
Ik heb vanmorgen controle gehad en ik voldeed met 1364 uren voor 2008 1521 uren voor 2099 en 1314 uren voor 2010 niet aan criterium omdat je een percentage moet hebben wat omzet uren zijn.
Aantoonbare uren die je bezig bent geweest met het genereren van omzet niet met opruimen schoonmaken schrijven en boekhouden!
Ook moet PGB en zaak gescheiden houden en moet ik van mijn zakelijke auto een rekening schrijven om de kilometers te declareren die ik voor de PGB clienten heb gemaakt.
en dan mag ik vanaf 2011 beginnen met de zelfstandigen aftrek startersaftrek en mkb voordeel….ben al vana 2006 bezig hoezo leuk om een bedrijf te hebben.
Je hoeft toch niet 1.225 uur billable te zijn? Het (proberen) online geld verdienen meten ze dat bijv. wel? Wat werd dan afgekeurd?
Beste Klaske,
Je berichtje verontrust me. Overal lees ik dat alle uren die in je bedrijfje worden gestopt, meetellen. Zeker ook het bijhouden van administratie. Ik ga daar tot aan vandaag ook van uit en probeer mijn uren braaf ( bijgehouden in een agenda ) te maken. Kost me naast mijn baan van 80% erg veel kruim, maar ik wil die aftrek gewoon hebben het eerste jaar. Kun je me eens nader uitleggen wat de Belastingdienst bij jou te klagen had?
Bedankt!
Marijn
Voor boekhouders is dit dagelijkse kost. Voor veel eenmanszaken is dit een hekel punt waar veel mensen tegenaan lopen omdat ze pas aan het eind van het jaar de urenregistratie gaan invullen.
ook voor kleine bedrijfjes is het heel goed om goede begeleiding en advies te krijgen. Zorg voor een goede en betrouwbare boekhouder die je helpt met het opzetten van je administratie. Zo voorkom je dat de belastingdienst gaat zeuren. En weet je tenminste zeker dat je de urenverantwoording goed invult en ook dat je geen aftrekposten mis loopt.
Stel dat je een bloemenwinkel hebt en maximaal 40 bossen bloemen per week kunt verkopen en als je dat niet haalt dan zijn ze volgende week vergaan en kun je ze weggooien. Dat is ongeveer de situatie voor dienstverleners die hun uren niet bijhouden. Je hebt maar 40 uur in de week te verkopen (oké een ondernemer werkt vaak wat meer….) en als je dat niet doet komt de kans nooit meer terug ze alsnog te verkopen. Stel dat jij die winkelier bent en het niet belangrijk vindt om bij te houden hoeveel bossen bloemen je verkocht hebt en hoeveel je er weggegooid hebt…..